怎样才能做好秘书工作？
秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术
工作原则:在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。
工作方法:为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实 可行的方法。
工作艺术:通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受。
作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会:坚持工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术。为此,我们要做到以下几点:
1、要协调好各种关系:包括与本部门的领导之间,同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系,与律师的关系;与有关部门的关系等。
在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导的威信,适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害;而有的领导幽默风趣,你也不妨与他(她)开开玩笑。了解领导的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作。当然,在尊重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的。那样,会使别人怀疑你的人格、人品,领导也不一定会欣赏这种人。
对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市侩*猾的习气。
对仲裁员/调解员要尊重,当好他们的助手和参谋,但不要越俎代庖。要各司其责,互相配合,共同把工作做好。
此外,要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系,如外贸部门,商检机构,会计师事务所等。这对于我们搞好工作也是大有好处的。
2、 要掌握理事艺术
(1) 工作要有计划
长远计划:五年、三年、一年
短期计划:一个月、一个星期、每一天
(2) 养成良好的工作习惯:今日事今日毕,能马上办的决不要等一会儿再
办;一件事情要一抓到底,不要半途而废。目标明确,有始有终。
(3) 始终把握工作的中心:工作安排要主次分明,不能“眉毛胡子一把
抓”。重要的事先办,急事先办,及时处理;对大事要高度重视,一抓到
底,而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。
3、 要有较高的说、写能力, 即语言表达能力和文字写作功夫, 这也是做好秘书工作必须具备的。
我们在实际工作中,都体会到,秘书工作涉及到的关系方方面面,既有人,又有事,千头万绪,林林总总。然俗语到:“千条线,一根针”,我们就是这根“针”,运用得好,你会有条不紊,游刃有余;运用不好,你会手忙脚乱,焦头烂额。
行政文员需要什么工作经验啊?
如果你学过高级文秘,就不会问了.
就是那本非常厚的,橘红色的文秘教材.
一、企业行政文秘职业特性与素质要求
◇ 文秘人员的职业价值和作用
→ 案例：通用韦尔奇的秘书岗位的评价
◇ 企业文秘工作的基本特征
◇ 文秘人员的职责与主要工作内容
→ 案例：文秘人员的职位说明书样板
◇ 文秘人员的自我角色定位
◇ 优秀文秘人员的胜任素质
→ 案例：她作茧自缚发展机会毁于一旦
→ 案例：“一字之错”
→ 案例：一口痰“吐掉”一项合作
◇ 文秘的职业发展前景与实现路径
→ 案例：这个文秘是如何晋升为董事长办公室主任的？
二、公文写作与处理实务
→ 案例：一个刚上任的办公室助理的公文遭遇
◇ 公文分类
◇ 公文的结构
◇ 秘书文字支持应达到的要求
→ 案例：资深秘书谈写作基本功养成
◇ 公文写作基本要领
◇ 13种常用公文模版
◇ 常用公函
◇ 请示与报告、批复的写作与范例
◇ SMART原则与SWOT方法
◇ 计划撰写注意事项
三、会务组织与管理
◇ 会务分类－组织思路
◇ 组织阶段：会前准备、会中协助、会后整理
◇ 组织方法
◇ 例会的组织
◇ 大型会议、展会的组织
◇ 如何担任会议主持人
◇ 如何当好会议秘书？
→ 案例：某公司例会展开方式的变迁
◇ 全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末
→ 案例：大型会议及活动策划案
◇ 如何避免陷于会议忙碌之中？
四、文件资料管理与运用
◇ 文档分类标准
◇ 档案管理的原则
◇ 文档的索引
◇ 电子文档的保管
◇ 名片系统管理
◇ 印章的管理
→ 案例：档案员文件管理酿大错
→ 案例：有“人情味”的印章
◇ 研讨：如何利用档案为公司业务服务？
五、信息档案管理
◇ 信息管理基本流程
◇ 信息的收集整理
◇ 信息的传递
◇ 信息的储存与保密
◇ 保密意识与保密规则
◇ 秘书的基本职业道德
六、人际沟通与工作协调技巧
◇ 沟通对于秘书的意义
◇ 秘书常用沟通方式之比较
◇ 秘书人员的沟通技巧
→ 案例：如何听懂老板的“没有说出来的意思”？
◇ 秘书让领导刮目相看、获得信任？
◇ 如何与你的上司协调而不帮倒忙？
◇ 秘书人员如何与各种上司相处？
◇ 问题：我的上级调走了怎么办？
→ 案例：领导让我难为情，我该怎么办？
→ 案例：如何与同事或下级相处？
→ 案例：有人在你面前抱怨你的领导该怎么办？
◇ 讨论：秘书应当如何发挥自身优势起好协调作用？
七、办公室5S及办公用品管理
◇ 整理、整顿、清扫、清洁、修养
◇ 文件处理流程化
◇ 办公用品申购、领用
◇ 建立固定资产台帐，确定责任人
◇ 维护各类办公设备的正常使用
八、时间管理及工作统筹技巧
◇ 时间管理的误区
◇ 时间管理的原则
√目标管理与80/20法则
√缓急轻重的优先管理
√个人时间与领导工作时间计划与安排
√与别人的时间取得协作
◇ 秘书时间管理小窍门
◇ 宾客接待与电话处理
◇ 自我组织管理
◇ 自我情绪控制与压力管理
九、访客接待
◇ 接待客人流程
◇ 接待重要客户的注意事项
◇ 来访电话对策
◇ 案例分析一、二、三
十、如何成为上司得力助手
◇ 优秀秘书的核心竞争力
◇ 知己知彼：分析上司的特点
◇ 如何对待不同类型的上司
◇ 站在下级的位置上思考上级的事
◇ 与上级相处三大注意事项
◇ 上司的行程安排
商务礼仪与职业形象塑造
一、 新世纪个人形象塑造
◇ 着装的TPO原则
◇ 女士着装的要点
◇ 男士着装的规范
二、 基本社交礼仪
◇ 见面介绍的礼仪
◇ 问候的礼仪
◇ 名片的使用
◇ 日常商务活动中的礼仪规范
◇ 与工作有关的文体活动中的礼仪规范
三、 商务宴请礼仪
◇ 中餐礼仪
◇ 西餐礼仪
◇ 日餐与茶道礼仪简介
◇ 自助餐礼仪
◇ 餐饮礼仪禁忌
四、 仪容、仪表礼仪与仪态
◇ 形象的社会心理学基础
◇ 仪容礼仪规范
◇ 化妆的礼仪
◇ 站、坐、行的礼仪规范
◇ 恰当的肢体语言
五、 电话礼仪
◇ 接听电话的四大基本原则
◇ 接听电话的七项注意
◇ 拨打电话的八大要点
六、 办公室礼仪
◇ 创设整洁的办公环境
◇ 适度的音量
◇ 尊重他人的空间
◇ 与异性同事交往